KEARSIPAN

Dapat kesempatan dari kantor untuk ikut workshop kearsipan yang diadakan Perbarindo tanggal 25 Mei 2011 di Hotel Somerset Surabaya.Kesempatan yang pas banget,setelah dua hari lalu stress gara-gara adanya stress test SID versi 6 oleh BI,merusakkan CPU kantor yang dipakai buat latihan SID yang akibatnya harus diinstall ulang.Untung Bue mengerti,kan kalau tidak rusak tidak belajar.

Sekilas tentang Kearsipan ya.....Yang menyampaikan materi namanya Pak Didik dibantu Bu Linda beliau berdua dosen STIE Perbanas Surabaya.Langsung pada pokok materinya saja ya....Tujuan dari pengelolaan arsip adalah pada saat kita membutuhkan dokumen yang sudah tersimpan dapat dengan mudah dan cepat kita temukan.Surat masuk dan keluar harus dikelompokkan berdasarkan permasalahannya atau dalam bahasa kearsipan biasa disebut dengan klasifikasi masalah.Pak Didik memberikan beberapa klasifikasi masalah menurut versi beliau, nah ini nih enaknya Pak Didik kalau memang di perusahaan kita sudah ada klasifikasi masalah sendiri, kita peserta tidak perlu mengikutinya dijadikan pedoman saja kalau memang mau menyempurnakan apa yang sudah ada ya monggo.Begitu kata beliau.Dalam kearsipan ada juga EXPnya loh,biasa disebut dengan retensi arsip.Untuk dokumen yang tersimpan dalam satu gedung operasional masa retensi arsipnya adalah 3 tahun setelah itu dibawa ke Sasana Kasanah Utama atau bahasa kerennya gudang.Arsip boleh dimusnakan setelah retensinya lebih dari 5 tahun berada dalam Sasana Kasanah Utama.Proses pemusnahan arsip tidak boleh sembarangan,harus ada berita acara dan persetujuan dari Direksi.Pas waktu lunch pas semua materi selesai disampaikan.Sebelumnya peserta dibagi menjadi 6 kelompok yang terdiri dari 7 orang.Nah saya masuk dalam kelompok 6.Menu lunch yang disajikan oleh Somerset adalah asinan Jakarta,sup kepiting asparagus,nasi putih,nasi goreng,bistik lidah,tumis jagung,ayam,dan es oyen.Yang saya pilih adalah........

Studi kasus pun dimulai.Kita peserta diminta untuk mengelompokkan surat masuk dan keluar yang telah dibagikan Bu Linda kemudian diklasifikasikan berdasarkan masalahnya.Kelompok yang lain serius banget sementara kelompok 6 gak kalah seriusnya loh...langsung saja mengambil bagian masing-masing.Diskusi kecil terjadi saat melakukan klasifikasi surat.Alhamdulillah sukses.Sebelum coffebreak sudah diundi kelompok yang harus ke depan untuk presentasi,dan yang dapat rejeki itu adalah kelompok 4.

Kelompok 6

Coffebreak

Kelompok 4

Studi kasus sudah selesai,berarti waktunya pulang nih.Terima kasih Pak Didik dan Bu Linda atas ilmu barunya.Terima kasih chef Somerset hotel atas hasil karyanya yang sudah memanjakan lambung saya.Gak kalah pentingnya terima kasih buat Pak Agus dan Mbak Ferin karena saya sudah diijinkan nebeng pulang 

pergi Surabaya-Sidoarjo.Pelatihan yang menyenangkan......tapi terusik dengan emergency callnya Bue yang meminta saya buat balik ke kantor.Nah...loh....kan sudah lewat jam kantor.......

Teman semobil